Digitalizzazione del processo di accoglienza e dei flussi interni di comunicazione

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Nel percorso di co-progettazione abbiamo coinvolto fin da subito, e per tutto il primo mese di attività, un gruppo di lavoro interno all’associazione (16 persone) al fine di:

  • avere al tavolo di lavoro tutte le persone che possono raccontare l’intera vita associativa ai vari livelli evidenziando i reali problemi da risolvere e necessità da soddisfare,

  • definire insieme a loro le potenziali soluzioni, le opportunità di miglioramento e i risultati attesi dalla nuova piattaforma, affinchè da early adopter diventino anche testimonial del progetto e influencer per gli altri utenti nel processo di onboarding.

Dai primi workshop con il gruppo sono emersi tuttavia obiettivi di progettazione diversi da quelli attesi: la vera esigenza non è soltanto realizzare la intranet ma ridurre e sanare i flussi documentali e di comunicazione interni che nel tempo hanno generato ridondanze, complessità non necessarie, abitudini o iniziative non regolamentate fino a creare situazioni difficili da gestire.

Prima di riprodurre questi flussi in un ambiente digitale è stato necessario un lavoro di bonifica e semplificazione che abbiamo svolto a 4 mani con i partecipanti. 

A posteriori abbiamo raccolto tutto il materiale, le informazioni ottenute e le idee condivise elaborandole in una proposta strategica più ampia che definisce:

  • il dettaglio dei nuovi flussi informativi e documentali,

  • esiti e impatti attesi sulle persone, sull’organizzazione e sulla piattaforma digitale (intranet),

  • le attività organizzative a supporto dei flussi e del progetto intranet, in carico all’Associazione,

  • le azioni e i componenti tecnologici da sviluppare nelle diverse fasi di progetto (fase 1 e fasi evolutive) per sostenere i flussi e le attività organizzative.

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Riprogettare la piattaforma intranet, ferma da tempo ad uno stadio embrionale, con l’obiettivo di estenderla a tutti i livelli operativi e organizzativi, incentivandone l’adozione e semplificandone l’utilizzo per migliorare e velocizzare i processi di comunicazione interna e di gestione/scambio documentale nel percorso di accoglienza delle persone assistite dall’associazione.

Il percorso di co-progettazione unito alla nostra elaborazione esperta guidata dagli obiettivi del kickoff hanno portato all’individuazione di un nuovo processo organizzativo di gestione dell’accolto che prevede:

  • una serie di ottimizzazioni locali nel processo di accoglienza ai vari livelli dell’associazione (centrale, territoriale, locale),

  • una razionalizzazione e prioritizzazione delle informazioni scambiate tra i livelli,

  • l’introduzione di automatismi a supporto del lavoro degli operatori e di verifiche/controlli a favore del lavoro amministrativo,

  • la definizione di ruoli e workflow per ogni momento del processo,

  • la realizzazione di dashboard di supervisione dell’attività di accoglienza sul territorio,

  • un piano di integrazione con il gestionale interno dell’Associazione per una più efficace, consistente e veloce distribuzione delle informazioni anagrafiche degli accolti.

Chiude la strategia la proposizione di una serie di KPI (Key Performance Indicator) da attivare e monitorare a partire dalle informazioni inserite, dall’esperienza d’uso degli utenti e dalle analitiche di accesso alla piattaforma digitale.

Come abbiamo co-progettato la nuova intranet dell’Associazione Comunità Papa Giovanni XXIII coinvolgendo tutti i ruoli dell’organizzazione

La richiesta

La progettazione

ALTRI PROGETTI (IN QUESTO AMBITO)

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Prototipi ad alta definizione dell’interfaccia progettata

Cosa ha ottenuto

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Co-progettazione con il team

Associazione Comunità Papa Giovanni XXIII 

PER

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CHI HA COINVOLTO

Responsabili organizzativi, tecnici IT, amministrativi, responsabili sul territorio, operatori sul campo

ANNO

2018